Az online időpontfoglalás akkor működik igazán jól, ha nemcsak időpontokat jelenít meg, hanem a teljes folyamatot összekapcsolja. A WakeUp Időpontfoglaló Pro egy komplex szolgáltatásfoglalási rendszer, amely a szabad időpont kiválasztásától a naptárszinkronizáción és a rendelési folyamaton keresztül egészen az automatikus ügyfélértesítésekig végigkíséri a foglalást. Az ügyfél egyszerű, lépésről lépésre vezetett felületen választhat kollégát, szolgáltatást, találkozási módot, személyes találkozás esetén helyszínt, majd az aktuálisan elérhető időpontok közül foglalhat. A rendszer közben automatikusan ellenőrzi a rendelkezésre állást, így az ügyfél csak valóban foglalható időpontokat lát.
Egy rendszer több kollégához
Nem kell minden munkatárshoz külön foglalási rendszert fenntartani. A WakeUp Időpontfoglaló Pro több kolléga párhuzamos időpontkezelésére készült. Minden kollégához külön szolgáltatások, munkaidő, kivételes munkanapok, helyszínek, időzóna és naptárkapcsolatok tartozhatnak. A foglaló automatikusan csak azokat a lehetőségeket mutatja, amelyek az adott kollégánál ténylegesen elérhetők. A kollégák saját kezelőfelületet is kaphatnak, így jogosultságtól függően maguk módosíthatják rendelkezésre állásukat, helyszíneiket és naptárbeállításaikat.
Szolgáltatások saját szabályokkal
Minden szolgáltatás külön konfigurálható. Meghatározható az időtartama, ára, találkozási módja, hozzá tartozó kollégák és választható helyszínek. A foglalási felületen az időtartam közvetlenül a szolgáltatás neve mellett is megjelenhet, így az ügyfél már választáskor pontosan látja, mire foglal.
Személyes és online találkozók
A rendszer alkalmas személyes és online szolgáltatások kezelésére is. Hibrid szolgáltatásnál az ügyfél maga választhatja ki, hogy személyesen vagy online szeretne részt venni. Online találkozás esetén automatikusan létrehozható a szükséges Google Meet kapcsolat, amely bekerülhet a foglalásba és a megerősítő értesítésbe is. Személyes találkozásnál az ügyfél a szolgáltatáshoz és kollégához ténylegesen elérhető helyszínek közül választhat.
Központi helyszínkezelés
A helyszíneket elég egyszer létrehozni. A közös helyszínkönyvtárból meghatározható, hogy egy adott szolgáltatás hol érhető el, illetve hogy egy adott kolléga mely helyszíneken fogad ügyfeleket. A rendszer a két feltételt együtt vizsgálja, ezért az ügyfél kizárólag valóban használható helyszíneket lát. A helyszínekhez cím, érkezési információ és külön naptárkapcsolat is megadható.
Ütközésvédelem több naptárral
A foglalási rendszer nem pusztán a már leadott foglalásokat vizsgálja. A szabad időpontok meghatározásakor figyelembe veheti a kolléga kapcsolt Google Naptárait és a kiválasztott helyszín naptárát is. Ez azt jelenti, hogy ha a kollégának más eseménye van, vagy az adott helyszín már foglalt, az időpont nem jelenik meg szabadként. Egy kollégához több Google-fiók és több naptár is kapcsolható.
Kétirányú Google Naptár kapcsolat
A naptárintegráció nem ér véget az esemény létrehozásánál. Ha a kapcsolt naptárban egy foglalási eseményt módosítanak, a rendszer képes a változást visszaszinkronizálni a foglaláshoz. Ha a foglalási eseményt törlik, a kapcsolódó időpont is lemondható, felszabadítható, és az ügyfél a foglalási rendszer saját értesítését kaphatja meg. Így a naptár és a foglalási rendszer nem két egymástól független adatforrásként működik.
Fizetős szolgáltatások
A foglalás összekapcsolható a webshop rendelési és fizetési folyamatával. Fizetős időpont esetén a rendszer követheti a kapcsolódó rendelés állapotát, és a foglalást a fizetési folyamatnak megfelelően kezelheti. Az ügyfél így ugyanazon a megszokott vásárlási folyamaton keresztül tudja véglegesíteni a szolgáltatásfoglalását.
Díjmentes időpontok
A 0 Ft-os szolgáltatásokhoz nincs szükség fizetési mód kiválasztására, ugyanakkor a normál ügyfél- és rendelési folyamat megmarad. Ennek köszönhetően díjmentes időpont esetén is létrejön a megfelelő rendelési rekord, megmarad az ügyfélfiók, az előzmény és az értesítési rendszer kapcsolata. A folyamat végén fizetés helyett egyszerűen az „Időpontfoglalás leadása” művelet jelenhet meg.
Korlátozható díjmentes alkalmak
Kiváló megoldás első konzultációkhoz, próbaalkalmakhoz vagy egyszer igénybe vehető ingyenes szolgáltatásokhoz. Meghatározható, hogy egy ügyfél egy adott díjmentes szolgáltatást például: 1 alkalommal, 2 alkalommal vagy korlátozás nélkül vehessen igénybe. Ha a rendelkezésére álló díjmentes alkalmak elfogytak, a szolgáltatás számára már nem jelenik meg foglalható lehetőségként. Az adminisztrátor egy adott ügyfélnek külön további ingyenes alkalmat is engedélyezhet.
Lemondáskor nem vész el a díjmentes lehetőség
Ha az ügyfél egy jogosult díjmentes időpontot szabályosan lemond, az alkalom nem számít véglegesen felhasználtnak. A foglalás felszabadul, és az ügyfél ismét jogosulttá válik az adott díjmentes szolgáltatásra. Ez automatikusan működik, nincs szükség a keret kézi visszaállítására.
Ügyféloldali időpontkezelés
Az ügyfél saját fiókjában egy külön Időpontjaim felületen követheti foglalásait. Megtekintheti a szolgáltatást, kollégát, időpontot, időtartamot, státuszt, helyszínt és a rendelkezésére álló műveleteket. A lista kereshető, szűrhető és időpont szerint rendezhető. A közelgő, korábbi és lemondott időpontok könnyen elkülöníthetők.
Átfoglalás
Ha a szolgáltatás szabályai még engedélyezik, az ügyfél saját maga választhat új időpontot. Átfoglaláskor a meglévő szolgáltatás és foglalási adatok automatikusan betöltődnek. Személyes időpontnál nemcsak az időpont, hanem az engedélyezett helyszín is megváltoztatható. A rendszer az új időpontnál ismét teljes ütközésvizsgálatot végez, majd frissíti a kapcsolódó naptári eseményeket és értesítéseket.
Lemondás
Az engedélyezett időszakon belül az ügyfél saját maga lemondhatja időpontját. A lemondás nem csak vizuális státuszváltás. A rendszer ténylegesen felszabadítja az idősávot, törli a kapcsolódó naptári eseményeket, frissíti a foglalási állapotot, és kiküldheti a megfelelő értesítést. Díjmentes szolgáltatás esetén a felhasználható alkalom is automatikusan visszajár.
Közelgő foglalások már az új foglalás előtt
Ha egy bejelentkezett ügyfélnek már van jövőbeli időpontja, ezt a rendszer közvetlenül a foglalófelületen is jelezheti. A lenyitható Közelgő időpontjaid részen megjelenhet:
- a szolgáltatás;
- kolléga;
- dátum és időpont;
- időtartam;
- helyszín vagy online találkozás;
- ár vagy Díjmentes jelzés;
- valamint az elérhető művelet.
Az ügyfél így még új foglalás előtt láthatja meglévő időpontjait.
Automatikus ügyfélértesítések
A foglalási folyamat saját, szerkeszthető e-mail értesítéseket használhat. Külön kezelhető többek között a várakozó, megerősített, módosított és lemondott foglalás, valamint az időpont-emlékeztető. A levelek tartalmazhatják a szolgáltatás nevét, időtartamát, időpontját, kollégáját, helyszínét és szükség esetén az online találkozáshoz szükséges információkat.
Rugalmas időpont-emlékeztetők
Nem kell egyetlen fix értesítési időhöz alkalmazkodnod. Tetszőleges számú emlékeztetési szabály hozható létre. Például az ügyfél értesíthető: 3 nappal, 24 órával, 3 órával, vagy akár 30 perccel az időpont előtt. Átfoglaláskor az emlékeztetők automatikusan az új időponthoz igazodnak.
Részletes adminisztráció
A foglalások központi adminfelületen követhetők. A lista több feltétel alapján kereshető és szűrhető, többek között ügyfél, állapot, szolgáltatás, kolléga, elszámolás, időtartam, dátumtartomány és kapcsolódó rendelés szerint. A táblázat oszlopai kattintással rendezhetők. Így például az ügyfelek ABC sorrendben, az időpontok dátum szerint vagy a szolgáltatások név szerint is megjeleníthetők.
Átlátható foglalási státuszok
A rendszer megkülönbözteti a foglalási folyamat különböző állapotait. Ilyen lehet például a megerősített, fizetésre váró, jóváhagyásra váró, lemondott, lejárt, teljesített vagy meg nem jelent foglalás. Ez megkönnyíti a napi adminisztrációt és az ügyfélfolyamatok nyomon követését.
Foglalási eseménynapló
A rendszer részletes eseménytörténetet vezethet az egyes foglalásokhoz. Nyomon követhető például a létrehozás, megerősítés, átfoglalás, lemondás, naptárszinkron, e-mail küldés, emlékeztetés, teljesítés vagy meg nem jelenés. Az eseménynapló azt is megmutathatja, hogy a módosítás az ügyféltől, kollégától, adminisztrátortól, naptárszinkronból vagy automatikus rendszerfolyamatból érkezett. Ez különösen hasznos vitás esetek és technikai hibák visszakövetésénél.
Beépített rendszerdiagnosztika
A Rendszerállapot felületen gyorsan ellenőrizhetők a rendszer legfontosabb háttérfolyamatai. Látható többek között az e-mail küldés, naptárszinkron, emlékeztetők és karbantartási feladatok működése, valamint a várakozó és hibás háttérfeladatok állapota. Közvetlenül az adminfelületről indítható teszt e-mail, naptárszinkron, emlékeztető-ellenőrzés és karbantartási folyamat is. Nem kell minden technikai problémát találgatással keresni.
Adatvédelmi kezelés
A rendszer nem kényszerít rád előre meghatározott adatmegőrzési időt. Meghatározható, hogy a foglaláshoz kapcsolódó fő rendelési rekord végleges törlésekor mi történjen a foglalási adatokkal. A foglalás: változatlanul megmaradhat, anonimizálható, vagy véglegesen törölhető. Anonimizáláskor a személyes adatok eltávolíthatók úgy, hogy a szükséges statisztikai vagy történeti foglalási információ megmaradhasson.
Teljesen testreszabható foglalási felület
A foglaló nem egy merev, előre meghatározott sablon. A vizuális szerkesztő segítségével részletesen módosítható többek között a teljes foglaló háttér- és keretmegjelenése, térköze, színei, mezői, lépcsőzetes választókártyái, naptára, időpontgombjai, közelgő foglalások panelje és a véglegesítő gomb. Akár teljesen transzparens, keret és árnyék nélküli megjelenés is kialakítható. Így a foglaló a weboldal arculatához igazítható, nem pedig fordítva.
Mobilra optimalizálva
A teljes foglalási folyamat reszponzív kialakítású. Telefonon, táblagépen és asztali gépen is használható, a mezők és műveleti elemek pedig automatikusan alkalmazkodnak a rendelkezésre álló helyhez. Az ügyfél bárhonnan néhány lépésben foglalhat időpontot.
Kiemelt funkciók
- Több kolléga és több szolgáltatás kezelése
- Központi helyszínkönyvtár
- Személyes, online és hibrid találkozások
- Google Naptár integráció
- Több Google-fiók kezelése kollégánként
- Kolléga- és helyszínnaptár együttes ütközésvizsgálata
- Automatikus Google Meet létrehozás
- Naptári változások visszaszinkronizálása
- Fizetős és 0 Ft-os foglalások
- Felhasználónként korlátozható díjmentes alkalmak
- Egyedi adminisztrátori díjmentes keret
- Ügyféloldali átfoglalás és lemondás
- Helyszínváltás átfoglaláskor
- Közelgő időpontok megjelenítése
- Saját időpontkezelő ügyfélfelület
- Automatikus és szerkeszthető e-mailek
- Tetszőlegesen időzíthető emlékeztetők
- Admin foglaláslista és összetett szűrés
- Kattintható oszloprendezés
- Foglalási eseménynapló
- Rendszerállapot és diagnosztika
- Adatvédelmi anonimizálási és törlési lehetőség
- Kollégai önkiszolgáló beállítások
- Részletes vizuális testreszabás
- Mobilbarát és reszponzív működés
Kinek ajánljuk?
A WakeUp Időpontfoglaló ideális választás minden olyan vállalkozásnak vagy szakembernek, ahol az ügyfelek előre meghatározott időpontokra foglalnak szolgáltatást.
Különösen jól használható tanácsadóknál, pszichológusoknál, terapeutáknál, coachoknál, oktatóknál, tréning- és konzultációs szolgáltatóknál, szépség- és wellness szolgáltatásoknál, egészségügyi vagy segítő szakembereknél, irodáknál és több munkatárssal vagy több helyszínnel működő szolgáltató vállalkozásoknál.
Miért WakeUp Időpontfoglaló?
Mert egy korszerű időpontfoglaló rendszernek nem az a feladata, hogy egyszerűen megmutasson egy naptárt. Feladata, hogy csökkentse az adminisztrációt, megelőzze az ütközéseket, automatizálja az ismétlődő feladatokat és egyszerűbbé tegye az ügyfél számára a foglalást. A WakeUp Időpontfoglaló Pro ezért egyetlen folyamatba kapcsolja össze az időpontfoglalást, a munkatársakat, a helyszíneket, a naptárakat, a rendeléseket, az értesítéseket, az átfoglalást és a lemondást. Több foglalás. Kevesebb szervezés. Jobb ügyfélélmény.